前回の記事では、関西の中小企業でも “AIを使う側” と “使わない側” に分かれ始めている現状をお伝えしました。

本日はその続編として、経営者の方が日々書いている3種類の文書 ― 提案書・見積書・社内文書 ― を、AIで素早く下書きする具体的な方法をご紹介します。

実際に試していただける指示文（プロンプト）も載せていますので、記事を読みながらそのままコピーして使っていただくこともできます。

まず知っておきたい：指示の出し方の3つの基本

本題に入る前に、3つのシーンに共通する “上手な指示の出し方” を整理しておきます。これだけ意識すれば、AIの出力精度が体感で2〜3倍変わります。

① 立場と目的を最初に伝える

「あなたは中小企業の営業担当として」「採用責任者として」など、AIの役割を最初に指定します。

② 読み手の属性を伝える

「60代の社長向け」「20代女性向け」など、誰に読んでもらう文書かを明示します。

③ 出力の形式と長さを指定する

「箇条書きで5項目」「800字程度のメール文で」など、欲しい形を最初に指定します。

この3つを押さえたうえで、各シーンの活用法を見ていきましょう。

シーン1：提案書の文面作成（目安：30分 → 5分）

新規顧客への提案書、リピート顧客への追加提案書 ― 経営者の方がご自身で書く機会は意外と多いものです。ゼロから組み立てるのは大きな負担ですが、AIに骨子を作らせると、空白から書く苦しさがなくなります。

▼ そのまま使えるプロンプト例

あなたは中小企業向けにサービス提案を行う営業担当者です。
以下の条件で提案書の本文を作成してください。

■ 提案先：従業員30名の建設会社／60代の代表取締役向け
■ 提案するサービス：採用ホームページ制作（初期費用50万円・月額1万円）
■ 強調したいポイント：地域密着で30年の実績／採用に強いコピー設計
■ 出力形式：見出し付きで、A4・1枚に収まる長さ（800字程度）

提案書本文の構成は「課題認識 → 解決策の提示 → 期待効果 → 次のステップ」の順でお願いします。

使うときのポイント

自社の数字（実績年数・価格・強み）を必ずプロンプトに含めることが、出力の精度を決めます。出てきた下書きをそのまま使うのではなく、必ずご自身で1回読み直して微調整するのが基本です。

シーン2：見積書の添え状・補足説明（目安：20分 → 3分）

見積書そのものはExcelやシステムで作るとして、悩むのはそれに添える「ご挨拶文」「補足説明」「価格の根拠説明」といった文章ではないでしょうか。これらもAIに任せられます。

▼ そのまま使えるプロンプト例

あなたは取引先と良好な関係を築きたい営業担当者です。
以下の条件で、見積書に添える挨拶文・補足説明文を作成してください。

■ 宛先：長年お付き合いのある飲食店オーナー（50代男性）
■ 見積内容：店舗用販促チラシ制作（A4両面・5,000部）／合計15万円
■ 補足したい内容：今回は紙質をワンランク上げているため、前回より単価が上がっている旨を丁寧に説明
■ トーン：堅すぎず、これまでの関係性を感じさせる温かみのある文面
■ 出力形式：メール本文として400字程度

使うときのポイント

「前回より価格が上がる」「納期が間に合わない」など、伝えにくい内容ほどAIに下書きさせる価値があります。客観的で角の立たない表現を考えてくれるため、感情的にならず冷静な文面を作りやすくなります。

シーン3：社内文書（議事録要約・お知らせ文）（目安：毎日30分 → 5分）

毎日のように発生する社内向けの文章 ― 会議の議事録、社員向けのお知らせ、規程変更の通知文。1本あたりは短くても、積み重なると相当な時間です。ここはAIの得意分野でもあります。

▼ 議事録要約のプロンプト例

以下の会議メモを、社員向けの議事録として整理してください。

■ 出力形式：
・冒頭3行で全体要約
・「決定事項」「アクション項目（担当者と期限つき）」「次回までの検討事項」の3つに分類
・読み手は会議に出席していない社員。経緯を知らなくても理解できる文章で

■ 会議メモ：
（ここに自分のメモをそのまま貼り付け）

使うときのポイント

「議事録は文字起こしを貼り付けて要約させる」「お知らせ文は箇条書きの要点を渡して整文してもらう」という使い分けが効率的です。AIに最初から書かせるのではなく、自分の手元情報を整える役として使うイメージです。

使うときに気をつけたい1つのこと

AIに会社の情報を入力する際、お客様の個人情報、取引先の機密情報、未公開の財務数値などを直接貼り付けるのは避けてください。これらの取り扱いについては、本連載の後の回で詳しく取り上げる予定ですので、それまでは「外に出ても問題ない情報」だけで試していただくことをお勧めします。

次回予告

次回（第3回）は、関西ぱどの本業でもある販促分野 ― 「AIで作る販促コピー・チラシ案」をテーマにお届けする予定です。実店舗オーナーの方にも、すぐに活かしていただける内容にいたします。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

まとめ

AIは、決して特別な技術知識がある人だけのツールではありません。「指示の出し方の3つの基本」を押さえて、まずは1つのシーンから試してみる。これが、文書作成時間を圧縮する最短ルートです。

関西ぱどでは、AIに初めて触れる経営者・ビジネスパーソンを対象に、短期集中型の「AI Bootcamp」を開講予定です。実際に手を動かしながら、自社業務への活かし方を学べる内容になっています。